Usuarios y Roles

El módulo de Usuarios y Roles proporciona un sistema completo de gestión de acceso, permitiendo crear usuarios, asignar roles específicos y controlar permisos granulares para cada funcionalidad del WMS.

¿Qué son los Usuarios y Roles?

Este sistema gestiona:

👥 Usuarios: Personas que acceden al sistema
🛡️ Roles: Conjuntos de permisos agrupados por función
🔒 Permisos: Acciones específicas que cada rol puede realizar
🔐 Autenticación: Verificación segura de identidad

Cómo acceder al módulo

Ve a Filament Shield → Usuarios
Para roles: Filament Shield → Roles
Gestiona permisos desde la configuración de cada rol

Gestión de usuarios

👤 Información del usuario

Datos básicos:

Nombre Completo: Identificación del usuario
Correo Electrónico: Credencial de acceso único
Contraseña: Acceso seguro (mínimo 8 caracteres)
Roles: Permisos asignados al usuario

✅ Estados del usuario

Verificación de email:

✅ Verificado: Usuario puede acceder completamente
❌ No verificado: Acceso limitado hasta verificación
🔧 Verificación manual: Administradores pueden verificar directamente

🔧 Funciones administrativas

Operaciones disponibles:

Crear usuario: Registro de nuevos accesos
Editar información: Actualizar datos personales
Verificar email: Activación manual de cuentas
Eliminar usuario: Remoción controlada del sistema

Sistema de roles

🛡️ Roles predefinidos comunes

Aunque pueden variar según configuración, roles típicos incluyen:

👨‍💼 Administrador

Acceso completo al sistema
Gestión de usuarios y configuración
Supervisión de todos los procesos
Reportes ejecutivos

👨‍⚕️ Químico Farmacéutico

Supervisión de productos controlados
Autorización de procesos críticos
Validación de medicamentos ISP
Control de calidad farmacéutico

👨‍💻 Jefe de Almacén

Gestión operativa del almacén
Supervisión de inventarios
Configuración de ubicaciones
Reportes operativos

👨‍🔧 Supervisor de Almacén

Supervisión de procesos diarios
Revisión de diferencias en inventario
Coordinación de equipos
Resolución de problemas operativos

📦 Operador de Recepción

Crear documentos de entrada
Procesar recepciones
Registrar lotes y vencimientos
Almacenamiento básico

🎯 Operador de Picking

Procesar documentos de salida
Realizar picking de productos
Embalaje y preparación de despachos
Manejo de devoluciones

📋 Operador de Conteo

Realizar conteos de inventario
Registrar diferencias encontradas
Agregar productos no listados
Reportar discrepancias

👁️ Consultor

Solo visualización de información
Reportes de consulta
Sin permisos de modificación
Acceso limitado a datos

🔑 Permisos granulares

Estructura de permisos:

Módulo: Documentos de Entrada
├── view_any_inbound::document (Ver lista)
├── view_inbound::document (Ver detalles)
├── create_inbound::document (Crear)
├── update_inbound::document (Editar)
├── delete_inbound::document (Eliminar)
├── reception_process_inbound::document (Recepcionar)
└── storage_process_inbound::document (Almacenar)

Categorías de permisos:

view_any: Ver listados y tablas
view: Ver detalles específicos
create: Crear nuevos registros
update: Editar registros existentes
delete: Eliminar registros
[proceso]_process: Ejecutar procesos específicos

Configuración de roles

🎯 Creación de roles personalizados

Proceso recomendado:

Analizar funciones: Define claramente las responsabilidades
Agrupar permisos: Selecciona permisos relacionados
Probar acceso: Valida que el rol funcione correctamente
Documentar: Registra el propósito y alcance del rol

Ejemplo de rol personalizado:

Rol: Operador Nocturno
Descripción: Personal de turno nocturno con acceso limitado

Permisos incluidos:
✅ Ver stock en ubicaciones
✅ Consultar documentos de entrada/salida
✅ Realizar picking básico
❌ Crear documentos nuevos
❌ Modificar configuración
❌ Acceso a reportes financieros

⚖️ Principio de menor privilegio

Buenas prácticas:

Asigna solo los permisos mínimos necesarios
Revisa periódicamente los accesos asignados
Documenta la justificación de cada permiso
Mantén roles específicos y bien definidos

Asignación de usuarios a roles

👥 Múltiples roles por usuario

Flexibilidad del sistema:

Un usuario puede tener múltiples roles
Los permisos se combinan (unión de privilegios)
Útil para personal con funciones mixtas
Permite escalamiento gradual de responsabilidades

Ejemplo práctico:

Usuario: María González
Roles asignados:
├── Operador de Recepción (principal)
├── Operador de Conteo (apoyo)
└── Consultor (reportes básicos)

Resultado: Puede recepcionar, contar y consultar,
pero no puede hacer picking ni administrar

Seguridad y buenas prácticas

🔒 Seguridad de contraseñas

Requisitos del sistema:

Mínimo 8 caracteres obligatorio
Confirmación de contraseña requerida
Encriptación automática (Hash)
Cambio de contraseña disponible

Recomendaciones:

Usar combinación de letras, números y símbolos
Evitar información personal obvia
Cambiar contraseñas periódicamente
No compartir credenciales entre usuarios

👀 Monitoreo y auditoría

Información rastreable:

Fecha de creación de usuarios
Última actualización de información
Estado de verificación de email
Roles asignados y cambios

Reportes disponibles:

Lista de usuarios por rol
Usuarios verificados vs no verificados
Actividad reciente de usuarios
Cambios en asignación de roles

Configuración inicial recomendada

🚀 Implementación por fases

Fase 1: Administración básica

Usuarios iniciales:
├── Administrador General (tú)
├── Jefe de Almacén (supervisor principal)
└── Químico Farmacéutico (si aplica)

Fase 2: Operaciones principales

Agregar según necesidad:
├── Operadores de Recepción
├── Operadores de Picking
└── Supervisores de turno

Fase 3: Operaciones especializadas

Según crecimiento:
├── Operadores de Conteo
├── Consultores externos
└── Roles específicos personalizados

📋 Lista de verificación inicial

Antes de crear usuarios:

Definir estructura organizacional
Identificar funciones y responsabilidades
Determinar horarios y turnos
Establecer políticas de seguridad
Preparar documentación de procesos

Al crear cada usuario:

Verificar información personal
Asignar roles apropiados
Verificar email automática o manualmente
Probar acceso y permisos
Documentar usuario y su función

Casos de uso específicos

🏥 Almacén Hospitalario

Estructura típica:

Químico Farmacéutico Jefe
├── Químico Farmacéutico Turno
├── Supervisor de Almacén
├── Operadores de Recepción (2-3)
├── Operadores de Picking (2-3)
└── Operador de Conteo (1)

🏭 Almacén Municipal

Estructura típica:

Jefe de Almacén
├── Supervisor General
├── Operador de Recepción
├── Operador de Picking/Despacho
└── Consultor (para reportes)

📦 Centro de Distribución

Estructura típica:

Administrador del Sistema
├── Jefe de Operaciones
├── Supervisores por Turno (3)
├── Operadores de Recepción (6)
├── Operadores de Picking (8)
└── Operadores de Conteo (2)

Solución de problemas comunes

❌ “Usuario no puede acceder al sistema”

Posibles causas:

Email no verificado
Roles mal asignados
Credenciales incorrectas
Usuario eliminado/inactivo

Soluciones:

Verificar estado del usuario
Confirmar email manualmente
Revisar roles asignados
Restablecer contraseña si es necesario

❌ “Usuario ve módulos pero no puede usarlos”

Causa: Permisos insuficientes en el rol

Solución:

Revisar permisos específicos del rol
Verificar que tenga permisos de “proceso”
Confirmar asignación correcta de roles

❌ “Demasiados o muy pocos permisos”

Causa: Roles mal configurados

Solución:

Revisar principio de menor privilegio
Crear roles más específicos
Separar funciones administrativas de operativas

Mantenimiento del sistema

🔄 Tareas regulares

Mensualmente:

Revisar usuarios activos vs inactivos
Verificar roles asignados
Auditar accesos no utilizados
Actualizar información de contacto

Trimestralmente:

Revisar estructura de roles
Evaluar necesidad de nuevos permisos
Capacitar sobre cambios en el sistema
Documentar procedimientos actualizados

Anualmente:

Auditoría completa de seguridad
Revisión de políticas de acceso
Actualización de documentación
Evaluación de eficiencia del sistema

📊 Métricas recomendadas

Indicadores de gestión:

Número de usuarios por rol
Tiempo promedio entre creación y verificación
Roles más utilizados
Permisos más frecuentemente asignados

Integración con otros sistemas

🔗 Sistemas externos

Posibles integraciones:

LDAP/Active Directory: Para autenticación centralizada
Sistemas de RRHH: Sincronización de personal
Sistemas municipales: Integración con plataformas existentes

Beneficios:

Menor administración manual
Sincronización automática
Consistencia entre sistemas
Mejores controles de seguridad

Seguridad

Nunca compartas credenciales entre usuarios. Cada persona debe tener su propio acceso único para mantener la trazabilidad y seguridad del sistema.

¿Siguiente paso? Con usuarios y roles configurados, procede a configurar los Productos del catálogo o revisa la Configuración del Sistema según tus necesidades operativas.