Gestion de Proveedores

Los Proveedores son las empresas o personas que suministran productos a tu organización. Este módulo te permite gestionar toda la información necesaria para crear documentos de entrada.

¿Qué son los Proveedores?

Los proveedores son datos maestros que contienen:

🏢 Información básica de la empresa
👤 Datos de contacto principales
📧 Medios de comunicación
✅ Estado de activación

Cómo acceder al módulo

Ve a Datos Maestros → Proveedores
Aquí verás la lista completa de proveedores registrados
Puedes crear, editar o consultar información

Crear un nuevo proveedor

Información principal

Datos obligatorios:

Nombre: Razón social o nombre comercial
Código: Identificador único interno

Ejemplo:

Nombre: Distribuidora Médica del Sur S.A.C.
Código: DMS-001

Información de contacto

Datos opcionales pero recomendados:

Persona de Contacto: Representante principal
Correo Electrónico: Email para comunicaciones
Teléfono: Número de contacto directo

Ejemplo completo:

Persona de Contacto: Ana García Ruiz
Email: compras@distribuidoramed.cl
Teléfono: +56 9 8765 4321

Estado y configuración

Control de activación:

✅ Activo: Disponible para crear documentos
❌ Inactivo: No aparece en listas de selección

Funciones del módulo

📋 Listado de proveedores

Información visible:

Código único del proveedor
Nombre completo de la empresa
Persona de contacto asignada
Email y teléfono de contacto
Estado activo/inactivo
Fechas de creación y actualización

🔍 Búsqueda y filtros

Opciones de búsqueda:

Por código de proveedor
Por nombre de empresa
Por persona de contacto
Por email

Filtros disponibles:

Estado: Activos, Inactivos o Todos
Eliminados: Incluir proveedores eliminados

📱 Funciones prácticas

Copiado rápido:

Haz clic en cualquier dato para copiarlo al portapapeles
Útil para comunicaciones externas
Ahorra tiempo en tareas repetitivas

Gestión de estados

Proveedor Activo

✅ Aparece en listas de selección
✅ Permite crear documentos de entrada
✅ Visible en reportes principales

Proveedor Inactivo

❌ No aparece en nuevos documentos
✅ Mantiene historial de documentos previos
⚠️ Útil para proveedores temporalmente suspendidos

Proveedor Eliminado

🗑️ Eliminación suave (soft delete)
📊 Preserva integridad de documentos históricos
🔄 Posible restauración posterior

Casos de uso comunes

Nuevo proveedor

Situación: Llega un proveedor nuevo
Acción:
1. Crear proveedor con información básica
2. Validar datos de contacto
3. Activar para uso inmediato

Cambio de contacto

Situación: El proveedor cambia de representante
Acción:
1. Editar información de contacto
2. Actualizar email y teléfono
3. Verificar comunicación

Suspensión temporal

Situación: Problemas con un proveedor
Acción:
1. Marcar como inactivo
2. Completar documentos pendientes
3. Reactivar cuando se resuelva

Validaciones del sistema

Al crear proveedor:

❌ Código duplicado no permitido
❌ Email duplicado no permitido
✅ Nombre puede repetirse (diferentes códigos)

Al eliminar proveedor:

⚠️ Si tiene documentos asociados: Eliminación suave
✅ Sin documentos asociados: Eliminación completa posible

Relación con otros módulos

📥 Documentos de Entrada

Lista de proveedores activos en el selector
Información de contacto visible durante creación
Historial de documentos por proveedor

📊 Reportes

Análisis por proveedor
Estadísticas de compras
Evaluación de desempeño

Mejores prácticas

✅ Recomendaciones:

Códigos consistentes: Usa un formato estándar

Ejemplos:
PROV-001, PROV-002
LAB-MED-001, LAB-QUI-001
DIST-001, FARM-001

Información completa: Incluye todos los datos de contacto
Revisión periódica: Verifica y actualiza información regularmente
Estados apropiados: Usa inactivo en lugar de eliminar

❌ Evita:

Duplicar códigos de proveedor
Dejar campos de contacto vacíos
Eliminar proveedores con historial
Usar nombres muy similares sin códigos claros

Ejemplos prácticos

Proveedor farmacéutico:

Código: FARM-CHILE-001
Nombre: Farmacéutica Biosalud Chile S.A.
Contacto: María López (Gerente Comercial)
Email: ventas@biosalud.cl
Teléfono: +56 2 2234 5678
Estado: Activo

Distribuidor médico:

Código: DIST-MED-002
Nombre: Distribuidora Médica Austral Ltda.
Contacto: Pedro Ramírez (Ejecutivo de Ventas)
Email: pedro.ramirez@medaustral.cl
Teléfono: +56 9 8765 4321
Estado: Activo

Permisos necesarios

Para gestionar proveedores necesitas:

✅ Acceso al módulo de datos maestros
✅ Permisos de creación/edición según tu rol
✅ Rol sugerido: Administrador o Compras

Problemas comunes y soluciones

”No puedo eliminar el proveedor”

Causa: Tiene documentos de entrada asociados

Solución: Márcalo como inactivo en lugar de eliminarlo

”El código ya existe”

Causa: Intentas usar un código duplicado

Solución: Verifica códigos existentes y usa uno único

”No aparece en la lista de documentos”

Causa: El proveedor está marcado como inactivo

Solución: Activa el proveedor en su configuración

Video tutorial

[Próximamente: Video de gestión de proveedores paso a paso]

¿Necesitas crear un documento de entrada? Una vez configurado el proveedor, ve a Documento de Entrada para registrar una nueva compra.