Motivos de Entrada

Los Motivos de Entrada definen las razones por las cuales ingresan productos a tu bodega. Son datos maestros esenciales para categorizar y controlar los diferentes tipos de ingresos.

¿Qué son los Motivos de Entrada?

Los motivos clasifican los ingresos según su naturaleza:

• 🛒 Compras: Adquisiciones regulares a proveedores
• 🎁 Donaciones: Productos recibidos sin costo
• 🔄 Transferencias: Movimientos entre bodegas
• ↩️ Devoluciones: Productos que regresan de clientes
• ⚖️ Ajustes: Correcciones de inventario

Cómo acceder al módulo

1. Ve a Datos Maestros → Motivos de Entrada
2. Verás la lista de motivos configurados
3. Puedes crear, editar o desactivar motivos

Consejo

Define motivos claros y específicos para mejorar la trazabilidad y análisis de tus ingresos.

Configurar motivos de entrada

Información requerida

Datos obligatorios:

• Código: Identificador único (ej: COMP-001)
• Nombre: Descripción clara del motivo

Datos opcionales:

• Descripción: Información detallada del uso
• Estado: Activo/Inactivo

Ejemplos de motivos comunes

Motivos típicos para bodegas municipales:

Código: COMP-REG
Nombre: Compra Regular
Descripción: Adquisición normal de productos mediante proceso de compra estándar
Estado: Activo

Código: DONACION
Nombre: Donación
Descripción: Productos recibidos como donación de terceros sin costo asociado
Estado: Activo

Código: TRANSF-INT
Nombre: Transferencia Interna
Descripción: Movimiento de productos entre diferentes bodegas de la organización
Estado: Activo

Código: DEV-CLI
Nombre: Devolución de Cliente
Descripción: Productos devueltos por clientes en buen estado para re-ingreso
Estado: Activo

Código: AJUSTE-POS
Nombre: Ajuste Positivo
Descripción: Corrección de inventario por diferencias físicas positivas
Estado: Activo

Gestión de estados

Motivo Activo

• ✅ Disponible en documentos de entrada
• ✅ Visible en listas de selección
• ✅ Incluido en reportes

Motivo Inactivo

• ❌ No aparece en nuevos documentos
• ✅ Preserva documentos históricos
• 📊 Útil para motivos descontinuados

Casos de uso por tipo

🛒 Compras Regulares

Cuándo usar:

• Compras planificadas a proveedores
• Adquisiciones mediante licitación
• Reposición de stock normal

Configuración sugerida:

• Código claro (COMP-REG, COMPRA, etc.)
• Descripción específica del proceso
• Siempre activo

🎁 Donaciones

Cuándo usar:

• Productos recibidos gratuitamente
• Donaciones de laboratorios
• Muestras médicas sin costo

Consideraciones especiales:

• Precio puede ser $0
• Documentación especial requerida
• Control de fechas de vencimiento

🔄 Transferencias

Cuándo usar:

• Movimientos entre bodegas
• Redistribución de stock
• Balanceo de inventarios

Validaciones:

• Requiere bodega origen
• Control de stock disponible
• Trazabilidad completa

↩️ Devoluciones

Cuándo usar:

• Productos devueltos en buen estado
• Medicamentos no utilizados
• Corrección de entregas erróneas

Controles necesarios:

• Verificación de estado del producto
• Validación de fechas de vencimiento
• Autorización de re-ingreso

Impacto en otros módulos

📄 Documentos de Entrada

• Selección obligatoria en cada documento
• Filtrado por motivo en listados
• Validaciones específicas según motivo

📊 Reportes y Análisis

• Análisis por tipo de ingreso
• Estadísticas de motivos más usados
• Control de costos por categoría

🔍 Auditoría

• Trazabilidad de razones de ingreso
• Control de procesos internos
• Cumplimiento de políticas

Configuraciones especiales

Motivos con validaciones especiales

Algunos motivos pueden requerir:

• Documentación adicional
• Aprobaciones específicas
• Precios predeterminados
• Cuentas contables específicas

Integración con sistemas externos

Los motivos pueden conectarse con:

• Sistemas contables (centros de costo)
• Módulos de compras (tipos de orden)
• Sistemas de auditoría (clasificaciones)

Mejores prácticas

✅ Recomendaciones:

1. Nomenclatura clara:

   Buenos ejemplos:
   - COMP-REG (Compra Regular)
   - DONACION (Donación)
   - TRANSF-INT (Transferencia Interna)
   
   Evita:
   - MOT001 (no descriptivo)
   - VARIOS (muy genérico)
   - OTROS (ambiguo)

2. Descripciones específicas: Explica cuándo y cómo usar cada motivo

3. Revisión periódica: Evalúa si todos los motivos siguen siendo necesarios

4. Capacitación: Asegura que los usuarios entiendan cada motivo

❌ Evita:

• Crear demasiados motivos similares
• Usar motivos genéricos como “Otros”
• Duplicar códigos
• Desactivar motivos con mucho historial

Ejemplos por sector

Droguería Municipal:

1. COMP-FARM: Compra de productos farmacéuticos
2. DONACION-LAB: Donación de laboratorio fabricante
3. DEVOL-FARMA: Devolución de farmacia comunal
4. TRANSF-CESFAM: Transferencia desde CESFAM
5. AJUSTE-INVT: Ajuste de inventario físico

Laboratorio Clínico:

1. COMP-REACTIVO: Compra de reactivos de laboratorio
2. COMP-INSUMO: Compra de insumos médicos
3. DONACION-PROV: Donación de proveedor
4. TRANSF-LAB: Transferencia entre laboratorios
5. DEV-SERVICIO: Devolución desde servicios clínicos

Validaciones del sistema

Al crear motivo:

• ❌ Código duplicado no permitido
• ❌ Nombre duplicado no permitido
• ✅ Descripción opcional pero recomendada

Al usar en documentos:

• ✅ Solo motivos activos disponibles
• 📊 Historial preservado para motivos inactivos
• ⚙️ Validaciones específicas según configuración

Permisos necesarios

Para gestionar motivos necesitas:

• ✅ Acceso a datos maestros
• ✅ Permisos de configuración
• ✅ Rol sugerido: Administrador o Supervisor

Importante

Los motivos de entrada son fundamentales para la clasificación y control de ingresos. Una configuración clara facilita el análisis posterior y mejora los procesos de auditoría.

Video tutorial

[Próximamente: Video de configuración de motivos paso a paso]

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¿Listo para crear documentos? Con los motivos configurados, puedes crear Documentos de Entrada con clasificación apropiada.