Mermas

El módulo de Mermas permite registrar y controlar las pérdidas de inventario debido a daños, deterioros, problemas de calidad y otras causas que requieren la baja del stock disponible de manera controlada y documentada.

¿Qué son las Mermas?

Las mermas en el WMS gestionan:

📉 Pérdidas operativas: Reducción de stock por causas específicas
📋 Documentación obligatoria: Registro detallado de motivos
💰 Control financiero: Valorización de pérdidas
📸 Evidencia: Registro fotográfico de respaldo
🎯 Disposición final: Destino de productos dados de baja

Cómo acceder al módulo

Ve a Almacén → Mermas y Vencimientos
Revisa las mermas registradas por período
Registra nuevas mermas desde stock disponible

Motivos de merma

🔍 Causas principales

Vencimiento:

Productos que superaron su fecha de expiración
Control automático de fechas críticas
Retiro preventivo por proximidad al vencimiento
Cumplimiento de regulaciones sanitarias

Daño:

Productos físicamente dañados durante manejo
Empaques rotos o deteriorados
Daño por transporte o almacenamiento
Deterioro por condiciones ambientales inadecuadas

Pérdida:

Productos no localizados durante inventarios
Faltantes sin explicación aparente
Errores en conteos sistemáticos
Posibles problemas de seguridad

Problema de Calidad:

Productos que no cumplen especificaciones
Fallas detectadas en control de calidad
Productos contaminados o alterados
Devoluciones por defectos de fabricación

Otros:

Causas no categorizadas específicamente
Situaciones especiales documentadas
Casos excepcionales que requieren análisis
Motivos múltiples o complejos

Información requerida

📋 Datos obligatorios

Selección de stock:

Stock a Ajustar: Selección específica de ubicación-producto-lote
Información automática: Ubicación, producto, lote, vencimiento
Cantidad Disponible: Stock actual en esa ubicación específica
Cantidad a Mermar: Unidades que se darán de baja

Documentación:

Motivo: Causa específica de la merma
Disposición Final: Destino del producto después de la baja
Comentarios: Descripción detallada de la situación
Fotos: Evidencia visual opcional (máximo 5 imágenes)

🎯 Disposición final

Opciones disponibles:

Destrucción:
├── Productos vencidos o contaminados
├── Items que no pueden reutilizarse
├── Proceso controlado de eliminación
└── Documentación para autoridades

Devolución a Proveedor:
├── Productos con defectos de fabricación
├── Items recibidos en mal estado
├── Coordinación con proveedor
└── Gestión de notas de crédito

Donación:
├── Productos en buen estado pero próximos a vencer
├── Items funcionales con empaque dañado
├── Coordinación con instituciones autorizadas
└── Documentación fiscal correspondiente

Otra:
├── Disposiciones especiales
├── Casos que requieren análisis específico
├── Coordinación con autoridades
└── Documentación detallada requerida

Proceso de registro

📝 Pasos para registrar merma

1. Selección del stock:

Búsqueda inteligente:
├── Filtra solo productos con stock disponible
├── Muestra información completa por ubicación
├── Incluye datos de lote y vencimiento
├── Permite búsqueda por producto o ubicación
└── Actualiza cantidad disponible en tiempo real

2. Especificación de cantidad:

Sistema muestra cantidad disponible actual
Validación automática: cantidad a mermar ≤ stock disponible
Control de unidades enteras según UMV
Prevención de errores de digitación

3. Documentación detallada:

Selección obligatoria de motivo específico
Comentarios descriptivos requeridos
Evidencia fotográfica recomendada
Definición de disposición final

4. Registro automático:

Reducción inmediata del stock disponible
Generación de movimiento en Kardex
Cálculo automático de valorización
Trazabilidad completa mantenida

Valorización de mermas

💰 Cálculo automático

Valor de la merma:

Valorización = Cantidad Mermada × Precio del Producto

Ejemplo:
├── Producto: Paracetamol 500mg
├── Cantidad mermada: 50 unidades
├── Precio unitario: $450
├── Valor total: $22,500
└── Impacto en P&L: Pérdida registrada

Información financiera:

Valorización automática en tabla principal
Ordenamiento por valor para priorizar análisis
Totales por período para reportes
Base para análisis de impacto económico

📊 Control financiero

Métricas automáticas:

Valor total de mermas por período
Productos con mayor impacto económico
Tendencias de pérdidas por familia
% de mermas sobre inventario total

Análisis y control

🔍 Filtros disponibles

Por motivo:

Análisis específico por causa de merma
Identificación de problemas recurrentes
Enfoque en causas controlables
Evaluación de efectividad de medidas

Por disposición:

Seguimiento de destino de productos
Control de procesos de destrucción
Gestión de devoluciones a proveedores
Coordinación de donaciones

Por fecha:

Análisis temporal de tendencias
Comparación entre períodos
Identificación de picos de mermas
Correlación con eventos específicos

📈 Análisis de tendencias

Patrones identificables:

Por producto:
├── Items con mermas recurrentes
├── Productos problemáticos por calidad
├── Tendencias de vencimiento por familia
└── Oportunidades de mejora específicas

Por motivo:
├── Causas más frecuentes de pérdidas
├── Tendencias estacionales
├── Efectividad de medidas preventivas
└── Áreas que requieren atención

Por ubicación:
├── Zonas con más mermas
├── Problemas de almacenamiento específicos
├── Condiciones ambientales inadecuadas
└── Necesidades de mejora de infraestructura

Casos de uso por rol

👨‍🔧 Operador de Almacén

Registro diario:

Actividades típicas:
├── Detectar productos dañados durante manejo
├── Registrar mermas por deterioro encontrado
├── Documentar causas observadas
├── Tomar fotografías como evidencia
└── Reportar patrones al supervisor

Prevención:

Manejo cuidadoso de productos frágiles
Reporte inmediato de productos próximos a vencer
Seguimiento de condiciones de almacenamiento
Aplicación de procedimientos FEFO

👨‍⚕️ Químico Farmacéutico

Control de calidad:

Responsabilidades:
├── Validar motivos de mermas de productos controlados
├── Autorizar disposición final de medicamentos
├── Supervisar cumplimiento regulatorio
├── Coordinar con autoridades sanitarias
└── Documentar para auditorías ISP

Análisis regulatorio:

Tendencias de vencimientos por laboratorio
Productos con problemas de calidad recurrentes
Coordinación con proveedores problemáticos
Reportes para autoridades sanitarias

📊 Supervisor de Almacén

Control operativo:

Gestión de mermas:
├── Análisis de tendencias por operador
├── Identificación de causas raíz
├── Implementación de medidas preventivas
├── Coordinación con proveedores
└── Reportes para gerencia

Mejora continua:

Análisis de productos más afectados
Evaluación de procedimientos actuales
Capacitación específica por problema
Optimización de condiciones de almacenamiento

💰 Controller Financiero

Impacto económico:

Análisis financiero:
├── Valor total de mermas por período
├── % de mermas sobre ventas
├── Productos con mayor impacto económico
├── Tendencias de pérdidas
└── Provisiones necesarias

Control de costos:

Comparación con estándares de la industria
Identificación de oportunidades de mejora
Evaluación de políticas de compra
Análisis de ROI de medidas preventivas

Documentación y evidencia

📸 Registro fotográfico

Buenas prácticas:

Fotografías recomendadas:
├── Estado general del producto
├── Detalle del daño o problema
├── Etiquetas y fechas de vencimiento
├── Condiciones de almacenamiento
└── Evidencia de la causa del problema

Organización:

Máximo 5 fotos por merma
Nombres descriptivos automáticos
Almacenamiento seguro en el sistema
Acceso para auditorías futuras

📋 Comentarios detallados

Información a incluir:

Descripción específica del problema encontrado
Circunstancias que llevaron a la merma
Acciones tomadas para prevenir recurrencia
Observaciones sobre el estado del producto

Reportes y exportación

📊 Información exportable

Reporte de mermas:

Datos incluidos:
├── Fecha y hora de registro
├── Producto y información de lote
├── Motivo y disposición
├── Cantidad y valorización
├── Operador responsable
├── Comentarios y evidencia
└── Totales y resúmenes

Análisis gerencial:

Valor total de mermas por período
Top productos por valor de pérdida
Distribución por motivos
Tendencias temporales
Oportunidades de mejora identificadas

📈 KPIs recomendados

Indicadores de control:

Tasa de merma = (Valor mermas / Valor inventario) × 100
Meta: < 2% mensual

Merma por vencimiento = (Mermas vencimiento / Total mermas) × 100
Meta: < 30% del total

Tiempo de detección = Días promedio entre vencimiento y registro
Meta: < 7 días

Recurrencia = % productos con mermas múltiples
Meta: < 5% de productos

Integración con otros módulos

🔗 Conexiones del sistema

Con Stock en Ubicaciones:

Reduce automáticamente el stock disponible
Mantiene información de lote y vencimiento
Actualiza disponibilidad en tiempo real
Preserva trazabilidad completa

Con Kardex:

Genera movimiento de “merma” automáticamente
Registra cantidad y valorización
Mantiene historial contable
Facilita auditorías y análisis

Con Productos Segregados:

Coordina con módulo de vencimientos
Evita duplicación de procesos
Mantiene separación de responsabilidades
Facilita reportes consolidados

Buenas prácticas

✅ Recomendaciones

Detección temprana:

Inspección regular de productos próximos a vencer
Rotación adecuada usando FEFO
Condiciones de almacenamiento óptimas
Capacitación continua del personal

Documentación:

Registro inmediato al detectar problemas
Comentarios específicos y detallados
Evidencia fotográfica cuando sea necesario
Seguimiento de acciones preventivas

Análisis:

Revisión semanal de tendencias
Identificación de causas raíz
Implementación de medidas correctivas
Seguimiento de efectividad

❌ Errores comunes

Errores operativos:

Retrasar el registro de mermas detectadas
Documentación insuficiente de motivos
No tomar evidencia fotográfica necesaria
Ignorar patrones de problemas recurrentes

Errores de análisis:

No analizar tendencias periódicamente
Enfocar solo en cantidad, no en valor
No implementar medidas preventivas
Falta de seguimiento a acciones tomadas

Mejoras continuas

🎯 Oportunidades de optimización

Prevención de mermas:

Medidas efectivas:
├── Mejora de condiciones de almacenamiento
├── Capacitación específica por tipo de producto
├── Implementación de alertas tempranas
├── Optimización de rotación de inventario
└── Coordinación mejorada con proveedores

Análisis predictivo:

Identificación de productos de alto riesgo
Patrones estacionales de deterioro
Correlación con condiciones ambientales
Predicción de necesidades de recursos

📊 Monitoreo continuo

Alertas automáticas:

Productos próximos a vencer
Tendencias inusuales de mermas
Productos con problemas recurrentes
Oportunidades de mejora identificadas

¿Siguiente paso? Para gestión específica de productos vencidos consulta Productos Segregados, o para análisis financiero revisa Análisis de Costos.