Inventarios

El módulo de Inventarios permite realizar conteos físicos sistemáticos del stock para verificar la exactitud del sistema, detectar diferencias y realizar ajustes necesarios para mantener la precisión del inventario.

¿Qué son los Inventarios?

Los inventarios en iGlobal WMS comprenden:

📋 Conteos sistemáticos: Verificación física del stock existente
🎯 Detección de diferencias: Comparación sistema vs. realidad física
⚖️ Ajustes controlados: Correcciones documentadas y auditadas
📊 Trazabilidad completa: Registro detallado de cada proceso

Cómo acceder al módulo

Ve a Operaciones → Inventarios
Visualiza todos los inventarios programados y en proceso
Crea nuevos inventarios según tus necesidades operativas

Tipos de inventario

📊 Clasificación por alcance

Inventario Completo:

✅ Todo el almacén en un proceso único
📅 Generalmente programado anual o semestralmente
🔒 Requiere detener operaciones durante el conteo
📈 Máxima precisión y control total

Inventario Parcial:

🎯 Zonas o familias específicas
🔄 Menor impacto en operaciones diarias
⚡ Ejecución más rápida y focalizada
🎪 Ideal para productos críticos o problemáticos

Inventario Cíclico:

🔄 Conteo rotativo y continuo
📅 Programación regular por zonas
⚖️ Balance entre control y operatividad
📊 Permite detección temprana de problemas

⚡ Inventario Rápido

Función especial:

🚀 Creación automática para un producto específico
⚡ Configuración instantánea de zona y filtros
🎯 Ideal para verificaciones puntuales
📋 Proceso simplificado para urgencias

Estados del inventario

📋 Ciclo de vida

graph LR
    A[Borrador] --> B[En Progreso]
    B --> C[Completado]
    A --> D[Cancelado]
    B --> D

Estados disponibles:

📝 Borrador: En configuración, editable
⚙️ En Progreso: Conteo activo, registros generados
✅ Completado: Proceso finalizado con ajustes aplicados
❌ Cancelado: Proceso interrumpido

Proceso de configuración

1. Crear inventario

Información básica:

Código: Identificador único (ej: INV-001)
Nombre: Descripción clara del inventario
Tipo: Completo, Parcial o Cíclico
Fecha Programada: Cuándo se realizará el conteo
Descripción: Notas adicionales del proceso

2. Definir zonas de inventario

Configuración por zona:

Zona: Medicamentos Controlados
├── Tipo: Por Familia
├── Filtro: Productos ISP
└── Ubicaciones: CONTROLADOS-*

Zona: Alta Rotación
├── Tipo: Por Ubicación
├── Filtro: RACK-A1-*, RACK-A2-*
└── Productos: Automático según ubicación

3. Tipos de filtro por zona

Por Ubicación:

Selecciona ubicaciones específicas
Incluye todos los productos en esas ubicaciones
Ideal para inventarios por sectores físicos

Por Familia:

Filtra por categorías de productos
Incluye todos los lotes de esas familias
Útil para inventarios temáticos (controlados, refrigerados)

Por Producto:

Selección específica de productos individuales
Control granular del alcance
Perfecto para verificaciones puntuales

Proceso de ejecución

🚀 Iniciar inventario

Generación automática:

El sistema genera registros de conteo para cada ubicación-producto-lote
Se incluye la cantidad actual del sistema como referencia
Se crean registros pendientes para cada operador

Validaciones automáticas:

Solo ubicaciones activas se incluyen
Solo productos con stock > 0 se listan
Se respetan los filtros configurados por zona

📋 Proceso de conteo

Pantalla de conteo:

┌─────────────────────────────────────────┐
│ Producto: Paracetamol 500mg             │
│ Ubicación: RACK-A1-N1-P1                │
│ Lote: PAR2024-001                       │
│ Vencimiento: 15/06/2025                 │
│ Sistema: 150 unidades                   │
│ Contado: [___] unidades                 │
└─────────────────────────────────────────┘

Funciones especiales durante conteo:

Agregar producto encontrado: Para items no listados
Clonar registro: Crear variación de lote/vencimiento
Agrupación por zona: Organización visual del trabajo
Comentarios: Notas específicas por item

🔍 Proceso de verificación

Detección de diferencias:

Sobrantes (+): Más cantidad física que en sistema
Faltantes (-): Menos cantidad física que en sistema
Cálculo automático: Sistema determina tipo y magnitud

Acciones de verificación:

Diferencias detectadas:
┌─────────────────────────────────────────┐
│ Ibuprofeno 400mg - RACK-B1-N2-P3       │
│ Sistema: 100 | Contado: 95              │
│ Faltante: 5 unidades                    │
│ Acciones: [Recontar] [Verificar]        │
└─────────────────────────────────────────┘

Gestión de diferencias

🔄 Solicitar reconteo

Cuándo usar:

Diferencias inesperadas o significativas
Dudas sobre el conteo inicial
Productos críticos con discrepancias

Proceso:

Seleccionar “Solicitar Reconteo”
Especificar motivo del reconteo
Sistema notifica a operadores de conteo
Producto regresa a estado pendiente

✅ Verificar y ajustar

Motivos de ajuste disponibles:

Error de Conteo: Mistake humano durante conteo
Error del Sistema: Problema en registro automático
Cruce de lote: Confusión entre lotes similares
Error del Lote: Información incorrecta de lote
Error de Fecha de Vencimiento: Vencimiento mal registrado
Hurto/Pérdida: Faltantes por seguridad
Daño/Deterioro: Pérdidas por deterioro físico
Vencimiento: Productos expirados
Otro: Motivos no categorizados

Proceso de ajuste:

Ajuste automático:
┌─────────────────────────────────────────┐
│ Tipo: Faltante (-)                      │
│ Cantidad: 5 unidades                    │
│ Motivo: Daño/Deterioro                  │
│ Comentario: Frasco roto encontrado      │
│ Resultado: Stock reducido en 5 unidades │
└─────────────────────────────────────────┘

Funciones avanzadas

⚡ Inventario Rápido

Creación simplificada:

Haz clic en “Inventario Rápido”
Selecciona el producto a inventariar
Define fecha programada
Sistema crea automáticamente zona y filtros

Beneficios:

✅ Configuración instantánea
🎯 Enfoque en producto específico
⚡ Ideal para verificaciones urgentes
📋 Menos pasos operativos

📊 Reportes y análisis

Información disponible:

Estado de conteos: Pendientes, contados, con diferencias
Progreso por zona: Avance del inventario
Tipos de diferencias: Análisis de sobrantes vs faltantes
Historial de ajustes: Trazabilidad completa

🔔 Notificaciones automáticas

Alertas del sistema:

Inventarios en progreso pendientes
Reconteos solicitados para operadores
Diferencias críticas para supervisores
Completamiento de procesos

Buenas prácticas

✅ Recomendaciones

Planificación:

Programa inventarios en horarios de baja actividad
Comunica fechas al equipo con anticipación
Prepara el almacén físicamente antes del conteo
Asigna responsables claros por zona

Ejecución:

Respeta el orden sugerido por el sistema (FEFO)
Documenta hallazgos inusuales en comentarios
Usa función de clonar para lotes adicionales encontrados
Solicita reconteo ante dudas significativas

Verificación:

Investiga diferencias antes de aprobar ajustes
Documenta motivos específicos y detallados
Revisa patrones de diferencias para mejoras
Mantén comunicación con el equipo operativo

❌ Evita

Errores comunes:

Iniciar inventarios sin preparación física
Ignorar diferencias menores sistemáticas
Aprobar ajustes sin investigación previa
Cancelar inventarios sin documentar motivos

Permisos necesarios

🛡️ Control de acceso

Permisos básicos:

✅ view_any_inventory: Ver lista de inventarios
✅ create_inventory: Crear nuevos inventarios
✅ update_inventory: Editar inventarios en borrador

Permisos operativos:

✅ count_process_inventory: Realizar conteos
✅ verify_count_inventory: Verificar diferencias
✅ approve_adjustments_inventory: Aprobar ajustes finales

Roles recomendados:

Jefe de Almacén: Todos los permisos
Supervisor: Crear, verificar y aprobar
Operador Conteo: Solo proceso de conteo
Químico Farmacéutico: Verificación y aprobación

Reportes disponibles

📋 Documentos generables

Durante el proceso:

Lista de conteo por zona (PDF imprimible)
Progreso de inventario en tiempo real
Resumen de diferencias detectadas

Al completar:

Reporte completo de inventario
Detalle de ajustes realizados
Análisis de exactitud por zona
Historial de diferencias y motivos

📊 Métricas de rendimiento

Indicadores clave:

% de exactitud: Productos sin diferencias / Total contado
Tiempo promedio: Duración por producto contado
Diferencias por zona: Identificación de áreas problemáticas
Motivos de ajuste: Análisis de causas principales

Integración con otros módulos

🔗 Conexiones del sistema

LocationItems:

Lectura de stock actual para generar registros base
Actualización automática tras ajustes aprobados
Validación de existencia de lotes y ubicaciones

Picking/Almacenamiento:

Recomendación de pausar operaciones durante inventario completo
Alertas de movimientos durante conteos parciales
Sincronización de stock en tiempo real

📊 Flujo de actualización

graph TD
    A[Inventario Iniciado] --> B[Stock Actual Capturado]
    B --> C[Proceso de Conteo]
    C --> D[Diferencias Detectadas]
    D --> E{¿Reconteo?}
    E -->|Sí| C
    E -->|No| F[Verificación y Ajuste]
    F --> G[Stock Actualizado]
    G --> H[Inventario Completado]

Troubleshooting

❌ Problemas comunes

“No se generan registros al iniciar inventario”

Posibles causas:

Zonas sin productos con stock
Filtros muy restrictivos
Ubicaciones inactivas

Soluciones:

Verificar productos con stock en zonas definidas
Ampliar criterios de filtro
Revisar estado de ubicaciones

“Diferencias muy altas detectadas”

Posibles causas:

Movimientos durante el conteo
Errores de digitación
Problemas de sincronización

Soluciones:

Verificar movimientos recientes del producto
Solicitar reconteo para confirmación
Revisar historial de transacciones

“No se puede completar inventario”

Causa común: Diferencias pendientes de verificar

Solución:

Revisar lista de diferencias pendientes
Verificar o solicitar reconteo según sea necesario
Documentar motivos de ajustes apropiadamente

Video tutorial

[Próximamente: Video completo del proceso de inventario]

Consideración operativa

Durante inventarios completos, considera pausar operaciones de picking y almacenamiento para evitar discrepancias por movimientos simultáneos.

¿Siguiente paso? Una vez completado el inventario, revisa el Stock en Ubicaciones para verificar la exactitud de las actualizaciones o consulta los Reportes de Stock para análisis detallados.