Documento de Salida

El Documento de Salida es el primer paso del flujo de despacho, donde defines qué productos enviarás a un cliente y en qué cantidades, antes del proceso físico de picking.

¿Qué es un Documento de Salida?

Es el registro que especifica:

👥 Cliente que recibirá los productos
📋 Lista de productos a enviar
📊 Cantidades solicitadas de cada producto
🎯 Motivo del envío (venta, transferencia, etc.)

Cómo acceder al módulo

Ve a Operaciones → Picking y Embalaje
Haz clic en “Crear Documento”
O usa el botón ”+” en la lista de documentos

Información requerida

👥 Datos del documento

Información básica:

Cliente: Persona o entidad que recibirá los productos
Motivo: Razón de la salida (Venta, Transferencia, Controlados, etc.)

Ejemplo de motivos comunes:

Venta Regular
Transferencia entre bodegas
Donación
Devolución a proveedor
Productos controlados

📦 Detalle de productos

Para cada producto debes especificar:

Producto: Seleccionar del inventario disponible
Cantidad: Unidades a enviar
Validación UMV: Respeto a unidades mínimas de venta

Proceso paso a paso

1. Crear nuevo documento

Desde la lista principal:

Haz clic en “Crear Documento”
Se abre el formulario de creación
El documento inicia en estado “Borrador”

2. Seleccionar cliente y motivo

Buscar cliente:

Campo: Cliente
Búsqueda: Por código o nombre
Ejemplo: "CLI001 - Hospital Regional"

Seleccionar motivo:

Define el propósito del envío
Algunos motivos tienen validaciones especiales
Ejemplo: “Controlados” genera documentación adicional

3. Agregar productos

Importación masiva (recomendado):

Prepara archivo CSV/Excel con: SKU, CANTIDAD
Sube el archivo al sistema
Validación automática de disponibilidad
Carga instantánea de productos

Estructura del archivo:

SKU,CANTIDAD
PAR500,50
IBU400,30
AMX500,100

Agregar manualmente:

Busca producto por SKU o nombre
Verifica stock disponible con botón “Ver Stock”
Ingresa cantidad respetando UMV
Sistema valida disponibilidad automáticamente

4. Verificación de stock

Función “Ver Stock”:

📍 Stock por ubicación y lote
📅 Fechas de vencimiento
🌡️ Condiciones de almacenamiento
💼 Información de embalaje

Ejemplo de vista de stock:

Producto: Paracetamol 500mg
┌─────────────┬──────────────┬─────────────┬─────────────┐
│ Ubicación   │ Lote         │ Vencimiento │ Disponible  │
├─────────────┼──────────────┼─────────────┼─────────────┤
│ A-01-003    │ PAR2024-001  │ 15/06/2025  │ 150 und     │
│ A-02-001    │ PAR2024-002  │ 20/08/2025  │ 300 und     │
├─────────────┼──────────────┼─────────────┼─────────────┤
│ TOTAL DISPONIBLE                         │ 450 und     │
└─────────────┴──────────────┴─────────────┴─────────────┘

Configuración de motivos de salida

Antes de crear documentos de salida, revisa que tengas configurados los motivos apropiados:

🎯 Motivos de Salida

Define claramente el destino y propósito del despacho.

Motivos comunes para bodegas municipales:

💊 Despachos Regulares:

Venta Regular: Despacho a farmacia comunal
Entrega a Servicios: Envío a consultorios o CESFAM

🏥 Transferencias:

Transferencia CESFAM: Envío a Centro de Salud Familiar
Transferencia Interna: Movimiento entre bodegas

📋 Productos Especiales:

Controlados: Medicamentos bajo régimen ISP
Estupefacientes: Productos con control estricto

🔄 Otros Motivos:

Devolución a Proveedor: Productos vencidos o defectuosos
Merma: Baja por deterioro o vencimiento

¿Necesitas un motivo nuevo?

Ve a Datos Maestros → Motivos de Salida
Crea un motivo con código descriptivo
Define si requiere validaciones especiales
Actívalo para su uso

⚠️ Motivos con validaciones especiales

Algunos motivos tienen requisitos adicionales:

📋 Productos Controlados:

Requiere autorización de químico farmacéutico
Genera documentación ISP automáticamente
Control estricto de cantidades y destinos

🏥 Transferencias:

Valida que el cliente sea receptor autorizado
Requiere confirmación de capacidad de recepción
Seguimiento de entrega obligatorio

↩️ Devoluciones:

Requiere autorización del proveedor
Validación del estado del producto
Documentación de respaldo necesaria

Funciones especiales

Control de vencimientos

Si está habilitado en configuración:

⚠️ Alertas automáticas para productos que vencen este mes
📊 Contador de lotes próximos a vencer
🔔 Notificaciones persistentes hasta resolver

Validación de UMV

Control automático:

Sistema verifica Unidad Mínima de Venta
❌ Rechaza cantidades que no sean múltiplos
💡 Muestra el múltiplo requerido
✅ Acepta solo cantidades válidas

Ejemplo:

Producto: Caja de jeringas (UMV: 12)
Cantidad válida: 12, 24, 36, 48...
Cantidad inválida: 10, 15, 25...

Importación inteligente

Beneficios del archivo:

✅ Validación automática de SKUs existentes
⚡ Carga masiva instantánea
🔍 Verificación de stock disponible
📋 Reporte de productos problemáticos

Estados del documento

Estado	Descripción	Siguiente acción
Borrador	En creación	Confirmar documento
Pendiente	Listo para picking	Iniciar picking
Pickeado	Productos recolectados	Proceder a embalaje
Embalado	Listo para despacho	Proceso de carga
Cargado	En tránsito	Confirmar entrega

Ejemplo práctico completo

Documento típico:

Cliente: Clínica Los Andes
Motivo: Venta Regular

Productos solicitados:
┌─────────────────────┬──────────┬─────────────┬──────────────┐
│ Producto            │ Cantidad │ Disponible  │ Estado       │
├─────────────────────┼──────────┼─────────────┼──────────────┤
│ Paracetamol 500mg   │    60    │    450      │ ✅ OK        │
│ Ibuprofeno 400mg    │    36    │    280      │ ✅ OK        │
│ Amoxicilina 500mg   │    48    │     45      │ ⚠️ Stock bajo│
└─────────────────────┴──────────┴─────────────┴──────────────┘

Alertas:
⚠️ Amoxicilina: Solo 45 disponibles de 48 solicitados

Validaciones y alertas

Validaciones automáticas

Al agregar productos:

❌ Stock insuficiente
❌ Producto inactivo
❌ UMV no respetada
❌ Cliente inactivo

Al confirmar documento:

✅ Todos los productos válidos
✅ Stock suficiente para todo
✅ Cliente y motivo correctos

Validaciones por motivo

Productos Controlados:

✅ Usuario autorizado para el motivo
✅ Documentación ISP habilitada
✅ Límites de cantidad respetados
✅ Trazabilidad individual activada

Transferencias:

✅ Cliente configurado como receptor
✅ Capacidad de almacenamiento verificada
✅ Autorización de envío obtenida

Ventas Regulares:

✅ Stock disponible suficiente
✅ Cliente activo en el sistema
✅ Productos vigentes y no vencidos

Sistema de alertas

Productos por vencer:

⚠️ Alerta de vencimiento
Hay 3 producto(s) con lotes que vencieron y/o
vencerán este mes

Productos afectados:
- Ibuprofeno 400mg: 2 lotes
- Amoxicilina 500mg: 1 lote

Problemas comunes y soluciones

”Stock insuficiente para picking”

Causa: No hay suficiente cantidad disponible

Soluciones:

Reducir cantidad solicitada
Verificar stock en otras ubicaciones
Usar productos alternativos equivalentes
Dividir en múltiples documentos

”El motivo que necesito no aparece”

Posibles causas:

Motivo no configurado en el sistema
Motivo marcado como inactivo
Permisos insuficientes para el motivo

Solución:

Verifica en Motivos de Salida si existe
Si no existe, créalo o solicita su creación
Si existe pero está inactivo, actívalo
Para productos controlados, verifica permisos especiales

”No puedo confirmar documento con motivo ‘Controlados’”

Causa: Requiere permisos especiales de químico farmacéutico

Solución:

Verifica que tengas rol de “Químico Farmacéutico”
Contacta a tu supervisor si necesitas autorización
Usa motivo alternativo si no maneja productos controlados

”¿Qué motivo usar para medicamentos ISP?”

Respuesta: Usa el motivo “Controlados” o equivalente

Consideraciones:

Se generará automáticamente la guía de controlados
Requiere autorización especial
Trazabilidad individual obligatoria
Documentación ISP incluida

”Cantidad debe ser múltiplo de UMV”

Causa: El producto tiene configurada una Unidad Mínima de Venta

Solución: Ajustar cantidad al múltiplo válido más cercano

”No se puede confirmar el documento”

Posibles causas:

Cliente inactivo
Productos sin stock
Datos incompletos

Verificar:

Estado del cliente
Disponibilidad de todos los productos
Completitud de la información

Permisos necesarios

Para usar este módulo necesitas:

✅ Acceso al módulo de documentos de salida
✅ Permiso de creación de documentos
✅ Rol sugerido: Ventas u Operador de Bodega

Permisos especiales:

🛡️ Editar documentos: Solo en estado borrador o con permisos especiales
🛡️ Eliminar documentos: Limitado según el estado

Funciones adicionales

Documentos controlados

Para productos controlados:

📄 Generación automática de guía de controlados
🔒 Validaciones especiales requeridas
📋 Documentación adicional obligatoria

Impresión y reportes

Documentos disponibles:

📄 Lista de picking
📋 Orden de despacho
🏷️ Etiquetas de embalaje
📊 Reporte de stock

Buenas prácticas

✅ Recomendaciones:

Verificar stock antes de crear el documento
Usar importación masiva para documentos grandes
Confirmar información del cliente
Revisar alertas de vencimiento

❌ Evita:

Crear documentos sin verificar disponibilidad
Ignorar alertas de productos por vencer
Usar cantidades que no respeten UMV
Confirmar documentos con datos incompletos

Relación con datos maestros

Los documentos de salida dependen de la correcta configuración de:

Motivos de Salida: Define el tipo y validaciones del despacho
Clientes: Destinatarios de los productos (configurados en Datos Maestros)
Productos: Catálogo con información de UMV y características especiales

💡 Consejo: Revisa periódicamente la configuración de motivos con tu equipo para asegurar que reflejen los procesos reales de tu organización.

Video tutorial

[Próximamente: Video de cómo crear documentos de salida paso a paso]

¿Siguiente paso? Una vez confirmado el documento, procede con el Picking para recolectar físicamente los productos.