Documento de Entrada

El Documento de Entrada es el primer paso del flujo de ingreso, donde registras los productos que esperas recibir de un proveedor antes de que lleguen físicamente a tu bodega.

¿Qué es un Documento de Entrada?

Es el registro inicial que documenta:

📋 Productos que el proveedor enviará
📊 Cantidades esperadas de cada producto
💰 Precios y costos de compra
📄 Información de facturación y órdenes de compra

Cómo acceder al módulo

Ve a Operaciones → Recepción y Almacenamiento
Haz clic en “Crear Documento”
O usa el botón ”+” en la lista de documentos

Información requerida

📋 Datos del documento

Información básica:

Proveedor: Empresa que enviará los productos
Motivo: Razón del ingreso (Compra, Donación, Transferencia, etc.)
Financiamiento: Fuente de los recursos (opcional)

Números de referencia:

Número de Factura: Del documento del proveedor
Orden de Compra: Número interno de tu organización
Guía de Despacho: Número de envío del proveedor

📦 Detalle de productos

Para cada producto debes especificar:

Producto: Seleccionar del catálogo existente
Cantidad: Unidades esperadas
Precio Unitario: Costo por unidad

Proceso paso a paso

1. Crear nuevo documento

Desde la lista principal:

Haz clic en “Crear Documento”
Se abre el formulario de creación
El documento inicia en estado “Borrador”

2. Completar información básica

Seleccionar proveedor:

Campo: Proveedor
Búsqueda: Por código o nombre
Ejemplo: "PROV001 - Laboratorio ABC"

Definir motivo:

Compra Regular
Donación
Transferencia entre bodegas
Devolución de cliente
Otros motivos configurados

3. Agregar productos

Importación masiva (recomendado):

Descarga plantilla CSV/Excel
Completa: SKU, CANTIDAD
Sube el archivo
El sistema valida y carga automáticamente

Agregar manualmente:

Haz clic en “Agregar otro producto”
Busca el producto por SKU o nombre
Ingresa cantidad y precio
Repite para cada producto

4. Validaciones automáticas

El sistema verifica:

✅ Proveedor activo y válido
✅ Productos existentes en el catálogo
✅ Cantidades mayores a cero
✅ Precios válidos
✅ UMV (Unidad Mínima de Venta) si aplica

Configuración de datos maestros

Antes de crear documentos de entrada, asegúrate de tener configurados:

🏢 Proveedores

Los proveedores deben estar registrados y activos en el sistema.

¿No encuentras tu proveedor?

Ve a Datos Maestros → Proveedores
Crea un nuevo proveedor con código único
Incluye información de contacto completa
Márcalo como “Activo”

🎯 Motivos de Entrada

Define claramente el propósito del ingreso.

Motivos comunes:

Compra Regular: Adquisiciones normales a proveedores
Donación: Productos recibidos sin costo
Transferencia: Movimientos entre bodegas
Devolución: Productos que regresan de clientes

¿Necesitas un motivo nuevo?

Ve a Datos Maestros → Motivos de Entrada
Crea un motivo con código y descripción clara
Actívalo para su uso

💰 Financiamientos (Opcional)

Clasifica el origen de los recursos económicos.

Ejemplos típicos:

Recursos Propios: Presupuesto municipal
MINSAL: Fondos del Ministerio de Salud
Programas Específicos: Financiamiento focalizado
Emergencia: Fondos para contingencias

¿Necesitas configurar financiamientos?

Ve a Datos Maestros → Financiamientos
Coordina con el área financiera
Crea categorías que reflejen tu estructura presupuestaria

Funciones especiales

Importación desde archivo

Formatos soportados:

CSV (recomendado)
Excel (.xlsx, .xls)

Estructura requerida:

SKU,CANTIDAD
PAR500,100
IBU400,50
AMX500,200

Beneficios:

⚡ Carga masiva de productos
❌ Reduce errores de digitación
🔄 Reutiliza listas anteriores

Cálculo automático de totales

El sistema calcula:

Subtotal por producto: Cantidad × Precio
Total general: Suma de todos los subtotales
Actualización en vivo: Cambia al modificar cantidades

Control de UMV (Unidad Mínima de Venta)

Si el producto tiene UMV configurada:

⚠️ La cantidad debe ser múltiplo de la UMV
💡 Ejemplo: UMV=12, entonces 24, 36, 48 son válidos
❌ Cantidades como 25, 30 serán rechazadas

Estados del documento

Estado	Descripción	Acciones disponibles
Borrador	En creación, editable	Editar, Eliminar, Confirmar
Confirmado	Listo para recepción	Recepcionar, Ver
En Recepción	Parcialmente recibido	Continuar recepción
Recibido	Recepción completa	Almacenar
Completado	Proceso terminado	Solo consulta

Ejemplo práctico

Documento típico:

Proveedor: Distribuidora Médica Sur
Factura: F001-12345
Orden de Compra: OC-2024-089
Motivo: Compra Regular
Financiamiento: Recursos Propios

Productos:
┌─────────────────┬──────────┬─────────────┬──────────────┐
│ Producto        │ Cantidad │ Precio Unit │ Subtotal     │
├─────────────────┼──────────┼─────────────┼──────────────┤
│ Paracetamol 500mg│   1000   │   $45.50    │   $45,500    │
│ Ibuprofeno 400mg │    500   │   $62.30    │   $31,150    │
│ Amoxicilina 500mg│    300   │   $89.20    │   $26,760    │
├─────────────────┼──────────┼─────────────┼──────────────┤
│                 │          │ TOTAL       │  $103,410    │
└─────────────────┴──────────┴─────────────┴──────────────┘

Problemas comunes y soluciones

”No encuentro el producto”

Posibles causas:

Producto no existe en el catálogo
SKU incorrecto
Producto inactivo

Solución:

Verifica el SKU exacto
Contacta al responsable del catálogo
Solicita creación del producto si es nuevo

”No aparece el proveedor en la lista”

Posibles causas:

Proveedor no registrado en el sistema
Proveedor marcado como inactivo
Error en búsqueda por nombre o código

Solución:

Verifica en Gestión de Proveedores si existe
Si no existe, créalo con información completa
Si existe pero está inactivo, actívalo
Actualiza la página y vuelve a buscar

”El motivo que necesito no está disponible”

Causa: El motivo no está configurado o está inactivo

Solución:

Ve a Motivos de Entrada
Crea el motivo faltante o activa uno existente
Coordina con tu supervisor para motivos especiales

”¿Es obligatorio seleccionar financiamiento?”

Respuesta: No, el financiamiento es opcional

Recomendación: Úsalo para mejorar el control presupuestario y facilitar reportes financieros

”Error al importar archivo”

Causas frecuentes:

Formato de archivo incorrecto
Columnas mal nombradas
SKUs inexistentes

Solución:

Usa la plantilla proporcionada
Verifica nombres de columnas: SKU, CANTIDAD
Confirma que todos los SKUs existen

”Cantidad debe ser múltiplo de UMV”

Causa: El producto tiene configurada una Unidad Mínima de Venta

Solución: Ajusta la cantidad al múltiplo más cercano

Permisos necesarios

Para usar este módulo necesitas:

✅ Acceso al módulo de documentos de entrada
✅ Permiso de creación de documentos
✅ Rol sugerido: Compras o Operador de Bodega

Permisos especiales:

🛡️ Editar documentos confirmados: Solo Químicos Farmacéuticos
🛡️ Eliminar documentos: Limitado según el estado

Buenas prácticas

✅ Recomendaciones:

Crea el documento apenas sepas de la compra
Usa números de referencia únicos y claros
Verifica precios antes de confirmar
Mantén actualizada la información del proveedor

❌ Evita:

Duplicar números de factura
Confirmar documentos con información incompleta
Usar precios aproximados o incorrectos
Crear documentos sin validar stock actual

Reportes disponibles

Vista previa para impresión

📄 Formato estándar de orden de compra
📋 Lista de productos esperados
💰 Resumen de costos

Estados y seguimiento

📊 Documentos por estado
⏰ Tiempo promedio de procesamiento
📈 Análisis de proveedores

Video tutorial

[Próximamente: Video de cómo crear documentos de entrada paso a paso]

¿Siguiente paso? Una vez confirmado el documento, continúa con la Recepción de los productos cuando lleguen físicamente.